El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, relativo a la liquidación y el pago de salarios, indica que la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El modelo oficial de recibo de salarios se establece en la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios, actualizado el 12 de noviembre de 2014 para que se incluyera en la nómina los costes empresariales del trabajador. El modelo actual está establecido en la Órden ESS/2098/2014. No obstante, también serán válidos los recibos de salarios que, sin eliminar ninguno de los conceptos incluidos en el modelo oficial ni alterar su denominación, contengan modificaciones de carácter puramente formal o incluyan elementos adicionales de información al trabajador sobre la retribución percibida.
La legislación laboral, en el citado artículo 29, establece la obligación de realizar el pago de manera puntual y documental. Por lo tanto, no existe alguna duda sobre la obligación empresarial de entregar una nómina. En cuanto a la exigencia del papel, el tribunal supremo, en el 2011 (sentencia) entiende que las referencias de la legislación laboral obliga a entregar la nómina por escrito, salvo que el convenio indique otra cosa, la nómina, para ello argumenta que “el instrumento documental previsto en la legislación, que es sin duda, el recibo en soporte papel. Al recibo en soporte papel se refiere el artículo 29.1 párrafo 3º ET cuando habla de “recibo individual”, e incluso con más claridad a tal documento en papel se refiere también la Orden Ministerial cuando precisa que lo que se entrega al trabajador es el “duplicado” del recibo”. Por lo tanto, la regla general es que la nómina debe entregarse en papel y en duplicado, una copia para la empresa y otra para el trabajador.
No obstante, existe una sentencia bastante reciente de la Audiencia Nacional (Sala de lo Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la cual se permite enviar la nómina al trabajador mediante correo electrónico o a través de intranet, siempre que el trabajador tenga acceso a ella en el centro de trabajo y en tiempo de trabajo y, por tanto, no suponga ninguna carga para él, como por ejemplo, puede suponer la obligación de tener contratar el servicio de Internet en casa para poder visualizar los recibos de las nóminas.
El incumplimiento de entregar la nómina en alguno de los soportes válidos anteriormente comentados es una infracción leve, con una multa que oscila entre los 60 € y los 625 € para la empresa
La firma de la nómina es una forma que tiene el empresario de acreditar que abona el salario al trabajador, en consecuencia, sólo ha de firmarse si se ha recibido la cantidad indicada en la misma. En cualquier caso, si la nómina es abonada mediante transferencia bancaria, dicha transferencia también será una prueba válida a pesar de que no exista la firma del trabajador. Por otro lado, firmarla no significa estar conforme, y si se le adeudan cantidades al trabajador, ya sea por que le corresponde un mayor salario por convenio o por la realización de horas extraordinarias no reflejadas en la nómina, la firma de la misma no significa aceptación o renuncia a una posible reclamación posterior.
